尽管社交媒体渠道和实时聊天作为客户支持工具越来越受欢迎，但您会惊讶地发现许多外贸客户互动仍然通过电子邮件进行，包括解决问题、响应客户反馈、在产品安装、故障排除等方面提供指导和帮助。
一些外贸人可能会觉得电子邮件过于正式或缺乏个性，无法提供客户期望的服务。然而，良好的电子邮件礼仪可以大大增加您的企业价值。当电子邮件经过深思熟虑并精心设计成具有同理心、礼貌和个性化时，在建立客户信任和忠诚度方面非常有效。 若是电子邮件格式杂乱、内容乏味，则会破坏客户对您企业的看法。
在这篇文章中，我们为您提供提示和技巧，让更多外贸人了解如何写出有说服力的客户服务邮件。
1、增加人情味
虽然AI聊天机器人风靡一时，但研究表明，79%的客户希望客户服务有人工选择，因为它更有人情味。尽管客户服务的自动化程度正在上升，但每封电子邮件都应该听起来像是来自具有个人风格的人。但情况并非总是如此，我们在写作中变得更加正式，包括复杂的句子结构和行话。
我们最终写的电子邮件听起来像下面这样的机器人：
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“您好，
我们刚刚收到您的请求。我们将在2个工作日内回复您。作为记录，您的支持票号是 ABC235。请在以后的所有通信中出示它。
谢谢”
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像这样的电子邮件根本行不通！没有什么比感觉自己在与机器人交谈更令客户厌恶的了。
个性化、友好且富有同情心的电子邮件，要像您在与他们进行亲身交流一样。让客户知道我们是有血有肉的人，而不只是一串电子邮件地址。
以下是一些要记住的要点，可以让您的电子邮件听起来更个性化。
使用客户的名字：这表明您将他们视为遇到实际问题的真实人物，兮云CDP系统拥有灵活的动态格式替换，在邮件群发中自动将动态字段替换为客户名字，节省大量的时间。
使用您的姓名：而不仅仅是公司名称。它让你看起来更人性化。
使用兮云CDP系统提供的个性化邮件模板，并在邮件中适量应用一些表情符号，它会营造温暖并让您的客户放心。
主动地透露一点儿自己的个人信息，这是与用户建立信任的好方法。您也可以画出您的签名并将其添加到您的电子邮件中。
2、避免命令式的邮件内容
如果您不确定命令是什么，它们是听起来像指令或命令的词，例如“做这个”或“做那个”。很多客户服务电子邮件听起来都是这样，您的客户服务代表给人的印象是粗鲁和说教。在客户服务沟通的电子邮件中，写作时必须礼貌和积极，而不是说教或粗鲁。
这是您可能出错的地方：
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“转到仪表板并按下您在右上角看到的齿轮图标”
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这是一个更好的表达方式：
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“请你前往仪表板并点击右上角的齿轮图标好吗？”
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第二个回应更礼貌和友好，让读者放心。
除了命令式之外，这里还有一些要避免的负面短语：
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“你声称”
“你必须”
“你应该”
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这些话势必会让你的客户感到不舒服。
另一方面，您可以在电子邮件中使用以下短语来给您的信息带来积极的影响：
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“您会想要”
“我们可以建议”
“如果您可以将（信息）发送给我们，我们可以协助您完成（任务）。”
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当您开始使用积极和更加柔和的词语时，您会开始看到客户对您的回应方式有所不同。即使你要交付一些不愉快的东西，他们也往往会忽视它并给你另一个机会来证明自己并更好地为他们服务。为避免对客户不专业的风险，您始终可以利用兮云CDP系统邮件建议助手的帮助，AI智能助手将为您提供一系列行之有效的礼貌技巧。
3、保持简单
很多时候，客户服务电子邮件看起来就像使用说明书。对于正在寻找快速简便的步骤来解决问题的客户来说，这些并不能让他们的生活变得轻松。
在您着手给客户写一封电子邮件之前，花点时间想想这是否会对他们有任何帮助。
您的邮件只是您的客户收件箱数以百计邮件中的一封。您的电子邮件营销活动中，选择使用让用户一目了然的最简单和最相关的内容，而不是堆砌各种华丽词藻和繁复设计。使用兮云CDP系统创建个性化、高质量的营销电子邮件可视化模板编辑器，邮件设计零基础，简单拖拽控件并替换文字和图片，就可以做成精美邮件模板。
通过分割布局，突出内容重点和保持目的的鲜明性，可以让用户更快的完成转化。每一块的布局参照整体布局要求：开头具有吸引力、内容主体有说服力、结尾具有行动号召力。
4、没有混淆的余地
当客户需要帮助并希望得到快速响应时，如果他们仅收到一句“我们会尽快回复您”，客户可能首先会想知道您是否有解决方案。即使您要在几个小时后回应并解决他们的问题，让客户等待也不会令他们满意。
在客户服务中，为客户创造积极的体验非常重要，每条消息都应该充满信心和积极性。
在与客户沟通时，给他们一个具体的时间框架，让他们明确了解什么时候可以得到答复。如果您仍然无法满足该时间表，最好提前让客户知道。让他们知道您正在处理它，以及他们什么时候可以收到您的回复。
确保您的响应时长，因为漫长的等待时间也会让您的客户失望。兮云CDP系统支持通过外贸人提前预设的自动化流程，在客户到达触点时自动下发指定的邮件，这样可以确保不同时差的客户可以及时收到您的回复。
此外，兮云CDP的自动化同样能运用在制定客户旅程上。在营销邮件发送后，客户的打开、点击这些所经历的旅程，就变成了现在对数字战略非常可行的信息。通过一封电子邮件，企业可以了解很多关于客户的信息，跟踪他们网站的点击率，查看谁使用了优惠或购买了东西。通过跟踪电子邮件自动化并细分受众，通过后续更加精细化的跟进促进客户转化。
